تحميل شيت مخازن Excel مجاني: وارد ومنصرف ومرتجعات وإهلاك وتقارير
إذا كنت تبحث عن شيت مخازن Excel جاهز يساعدك على متابعة حركة المخزون وتسجيل الوارد والمنصرف والمرتجعات والإهلاك، فهذا الملف قد يكون مناسبًا لك.
في هذا المقال لن نقدم شرحًا نظريًا عامًا عن إدارة المخازن فقط، بل سنستعرض الملف الفعلي الموجود في صفحة التحميل، ونوضح وظيفة كل ورقة عمل، وطريقة متابعة حركة الأصناف، والبحث عن الحركات، ومراجعة الأرصدة، بالإضافة إلى أهم المميزات والحدود التي يجب معرفتها قبل استخدام الملف.
الملف محفوظ بصيغة Excel Macro-Enabled Workbook (.xlsm)، وقد تحتاج إلى السماح بتشغيل وحدات الماكرو في Excel حتى تعمل بعض الوظائف التفاعلية المرتبطة بالملف، وفقًا لإعدادات الأمان الموجودة على جهازك.
ما هو شيت مخازن Excel؟
شيت مخازن Excel هو ملف تم تصميمه باستخدام Microsoft Excel لتسجيل ومتابعة حركة المخزون، بدلًا من الاعتماد على الجداول الورقية أو إدخال البيانات بشكل غير منظم.
ويتيح الملف المرفق متابعة مجموعة من الحركات المخزنية الأساسية، ومنها:
- الوارد أو الإضافة.
- المنصرف أو الصرف.
- المرتجع الداخلي.
- المرتجع للمورد.
- الإهلاك.
- متابعة أرصدة الأصناف.
- البحث والاستعلام عن حركات المخزون.
- عرض كرت صنف محدد.
ويختلف هذا النوع من الملفات عن برامج إدارة المخازن المستقلة في أنه يعمل من خلال Microsoft Excel، وبالتالي لا يحتاج إلى تثبيت برنامج مخازن مستقل. وفي الوقت نفسه، فهو ليس نظام ERP متكاملًا ولا يوفر نظام صلاحيات متعدد المستخدمين أو ربطًا متكاملًا بين المبيعات والمشتريات والمخزون.
ماذا يقدم شيت المخازن المرفق؟
الملف المرفق يحتوي على 6 أوراق عمل، ولكل ورقة وظيفة محددة داخل نظام متابعة حركة المخزون.
| ورقة العمل | وظيفتها |
|---|---|
| Home_ | الواجهة الرئيسية التي تحتوي على أزرار للوصول إلى عدد من عمليات الملف وأقسامه. |
| TOTAL | ملخص لحركة الأصناف والأرصدة، ويشمل رصيد أول وإضافة ومرتجعات ومنصرف وإهلاك ورصيد آخر وحد الطلب. |
| Daily | سجل الحركات اليومية الذي يحتوي على تفاصيل حركات المخزون مثل رقم الإذن والتاريخ والمخزن والصنف والكمية وغيرها. |
| Report | ورقة للبحث والاستعلام عن حركات المخزون باستخدام مجموعة من خيارات الفلترة. |
| itm | كرت صنف بسيط لعرض حركة صنف محدد ورصيده. |
| Data | ورقة تحتوي على القوائم والبيانات المستخدمة في القوائم المنسدلة داخل الملف. |
أقسام وواجهات شيت المخازن
الواجهة الرئيسية Home_
تعتبر ورقة Home_ نقطة البداية داخل الملف، وتحتوي على مجموعة من الأزرار للوصول إلى العمليات والأقسام المختلفة.
ومن بين العناصر الموجودة في الواجهة:
- إضافة إذن.
- إذن إضافة.
- إذن صرف.
- إذن مرتجع.
- إذن إهلاك.
- أوامر.
- تقارير.
- الضبط.
وبما أن الملف محفوظ بصيغة .xlsm، فقد تحتاج إلى السماح بتشغيل وحدات الماكرو في Excel إذا كانت إعدادات الأمان تمنع تشغيل الوظائف التفاعلية المرتبطة بالملف.
سجل الحركات اليومية Daily
تعد ورقة Daily من أهم أوراق الملف، حيث تحتوي على سجل تفصيلي للحركات المخزنية.
وتتضمن بيانات الحركة مجموعة من الحقول، منها:
- رقم التسلسل.
- رقم الإذن.
- التاريخ.
- المخزن.
- نوع الحركة.
- كود الصنف.
- النوع.
- اسم الصنف.
- الوحدة.
- الكمية.
- المورد أو الجهة المنصرف إليها.
- المستلم.
- الملاحظات.
وتشمل أنواع الحركة الموجودة في الملف: إضافة، صرف، مرتجع داخلي، مرتجع للمورد، وإهلاك.
ملخص الأصناف TOTAL
ورقة TOTAL مخصصة لعرض ملخص حركة الأصناف والأرصدة، وتساعدك على متابعة تأثير الحركات المختلفة على رصيد كل صنف.
ومن البيانات التي تظهر بها:
- رصيد أول.
- حد الطلب.
- إضافة.
- مرتجع داخلي.
- مرتجع للمورد.
- منصرف.
- إهلاك.
- رصيد آخر.
ويعتمد حساب إجماليات الحركات في هذه الورقة على معادلات Excel، ومنها SUMIFS، بحيث يتم تجميع الحركات وفق بيانات الأصناف وأنواعها.
كما توجد إشارة TRUE/FALSE مرتبطة بحد الطلب. ومن المهم توضيح أن هذه الإشارة ليست نظام تنبيه تلقائي مستقل لنقص المخزون، وإنما هي إشارة تظهر داخل الجدول وفق البيانات والحسابات الموجودة في الملف.
ورقة البيانات Data
ورقة Data ليست قاعدة بيانات مستقلة، وإنما هي ورقة لحفظ القوائم التي يعتمد عليها الملف في القوائم المنسدلة وتنظيم إدخال البيانات.
ومن البيانات الموجودة بها:
- الوحدات: كيلو، عدد، كرتونة، بالتة، دستة.
- المخازن: مخزن الإنتاج التام، مخزن التعبئة، مخزن نصف مصنع، مخزن خامات، مخزن الصيانة.
- الموردون: شركة السعد، أبو إبراهيم، مشغل الندى، Blue Cat.
- جهات الصرف: الإنتاج، الصيانة.
- أنواع الحركة: إضافة، صرف، مرتجع داخلي، مرتجع للمورد، إهلاك.
ويمكن تعديل القوائم والبيانات بما يتناسب مع طبيعة نشاطك، مع ضرورة الحذر عند تعديل المعادلات أو البنية الداخلية للملف حتى لا تتأثر طريقة حساب الأرصدة والنتائج.
إدارة الوارد والمنصرف في شيت المخازن
تسجيل الوارد أو الإضافة
يدعم الملف تسجيل حركة الوارد من خلال نوع الحركة إضافة. ويتم تسجيل بيانات الحركة ضمن سجل الحركات، بما في ذلك الصنف والكمية والمخزن والتاريخ ورقم الإذن والبيانات المرتبطة بالحركة.
بعد تسجيل الحركة، تعتمد ورقة TOTAL على بيانات سجل الحركات في تجميع إجمالي الإضافات وعرض تأثيرها على رصيد الصنف.
تسجيل المنصرف أو الصرف
يمكن أيضًا تسجيل حركة الصرف باستخدام نوع الحركة صرف، مع تسجيل بيانات الصنف والكمية والمخزن والجهة المنصرف إليها وباقي البيانات المتاحة في سجل الحركة.
ويظهر تأثير حركات الصرف ضمن ملخص حركة الصنف في ورقة TOTAL، بما يساعد على متابعة الرصيد بعد تسجيل الحركات.
إدارة المرتجعات والإهلاك
المرتجع الداخلي
يوفر الملف نوع حركة باسم مرتجع داخلي، ويمكن تسجيله ضمن حركات المخزون ومتابعة تأثيره على رصيد الصنف.
المرتجع للمورد
يوجد أيضًا نوع مستقل باسم مرتجع للمورد، وهو مخصص لتسجيل الكميات التي يتم إرجاعها إلى المورد ومتابعة تأثيرها على حركة الصنف ورصيده.
الإهلاك
يمكن تسجيل الإهلاك كنوع حركة مستقل داخل الملف، وتظهر كميات الإهلاك ضمن ملخص حركة الصنف، بحيث تؤثر على الرصيد وفق طريقة احتساب الحركات الموجودة في الملف.
متابعة المخزون وكرت الصنف
كرت الصنف في ورقة itm
يحتوي الملف على ورقة مخصصة لـكرت الصنف باسم itm.
يمكن من خلالها تحديد كود الصنف، ثم عرض بيانات وحركة الصنف بصورة تفصيلية، بما في ذلك التاريخ ورقم الإذن والبيان ونوع الحركة والكمية والرصيد.
وتعتمد بعض عمليات جلب البيانات والحساب داخل هذه الورقة على معادلات Excel مثل VLOOKUP وINDEX/MATCH ومعادلات أخرى مستخدمة في الملف.
ومن المهم وصف هذه الورقة بأنها كرت صنف بسيط لمتابعة حركة صنف محدد، وليست نظام كروت أصناف متقدمًا أو نظام مخازن مستقلًا.
البحث والاستعلام من خلال Report
تحتوي ورقة Report على نموذج للبحث والاستعلام عن حركات المخزون، وهي من الأدوات المفيدة عند الرغبة في الوصول إلى حركة معينة بدلًا من مراجعة سجل الحركات بالكامل.
ويمكن استخدام خيارات الفلترة الموجودة في الورقة للبحث وفق البيانات المتاحة، ومنها:
- رقم الإذن.
- المخزن.
- نوع الحركة.
- النوع.
- اسم الصنف.
- المورد أو الجهة المرتبطة بالحركة.
- الفترة الزمنية.
ومن المهم التوضيح أن ورقة Report هي أداة بحث وفلترة لحركات المخزون، وليست نظام تقارير مالي أو لوحة مؤشرات Dashboard.
تعدد المخازن في ملف Excel
من النقاط المفيدة في الملف أنه يحتوي على قائمة لأكثر من مخزن، ومن أمثلة المخازن الموجودة في القائمة:
- مخزن الإنتاج التام.
- مخزن التعبئة.
- مخزن نصف مصنع.
- مخزن خامات.
- مخزن الصيانة.
وبالتالي يمكن تسجيل الحركات على المخازن الموجودة في القوائم، ومتابعة حركة الأصناف وفق البيانات المسجلة داخل الملف.
طريقة استخدام شيت المخازن
بعد تحميل الملف وفتحه في Microsoft Excel، يمكنك التعرف على أقسامه واستخدام أوراقه وفق الخطوات العامة التالية:
- افتح ملف Excel بصيغة .xlsm.
- إذا ظهرت رسالة أمان خاصة بالماكرو، اسمح بتشغيله فقط إذا كنت تثق بمصدر الملف وتحتاج إلى الوظائف التفاعلية المرتبطة به.
- راجع ورقة Data وتأكد من أن القوائم الموجودة بها مناسبة لطبيعة نشاطك.
- استخدم الواجهة الرئيسية Home_ للوصول إلى الأقسام والعمليات المتاحة في الملف.
- سجل حركات المخزون مثل الإضافة والصرف والمرتجعات والإهلاك وفق الحقول الموجودة في الملف.
- راجع ورقة TOTAL لمتابعة ملخص حركة الأصناف والأرصدة.
- استخدم ورقة Report للبحث والفلترة عن حركات معينة.
- استخدم ورقة itm لمراجعة حركة صنف محدد من خلال كود الصنف.
ملاحظة: طريقة عمل بعض الأزرار التفاعلية تعتمد على إعدادات الملف والماكرو، لذلك إذا لم تعمل بعض الأزرار بعد فتح الملف، راجع إعدادات أمان الماكرو في Excel.
مميزات شيت مخازن Excel
- يحتوي على 6 أوراق عمل مترابطة في تنظيم حركة المخزون.
- يدعم تسجيل الوارد والمنصرف.
- يدعم المرتجع الداخلي والمرتجع للمورد.
- يدعم تسجيل الإهلاك.
- يحتوي على أكثر من مخزن ضمن قوائم البيانات.
- يحتوي على كرت صنف بسيط لمتابعة حركة صنف محدد.
- يوفر ورقة للبحث والاستعلام عن حركات المخزون.
- يستخدم قوائم منسدلة للمساعدة في تنظيم إدخال البيانات.
- يحتوي على ملخص لحركة الأصناف والأرصدة.
- يعتمد على معادلات Excel لحساب وتجميع بعض بيانات الحركة والأرصدة.
حدود شيت المخازن
من المهم قبل استخدام أي ملف Excel لإدارة المخزون أن تعرف إمكانياته وحدوده. هذا الملف مصمم لمتابعة حركة المخزون من خلال Excel، لكنه ليس نظام ERP متكاملًا.
ومن الأمور التي لا يوفرها الملف كنظام مستقل:
- نظام صلاحيات متعدد المستخدمين.
- تسجيل دخول للمستخدمين.
- نظام باركود متكامل.
- ربط متكامل مع أنظمة المبيعات والمشتريات.
- لوحة Dashboard مستقلة لمؤشرات الأداء.
- نظام تنبيهات مستقل لنقص المخزون.
- إدارة ERP متكاملة متعددة المستخدمين.
لذلك يمكن أن يكون الملف خيارًا عمليًا للأنشطة التي تريد تنظيم حركة المخزون باستخدام Excel، بينما قد تحتاج الأنشطة ذات العمليات الكبيرة أو التي تعتمد على عدد كبير من المستخدمين والأنظمة المرتبطة إلى برنامج متخصص لإدارة المخازن.
من يمكنه استخدام شيت المخازن؟
يمكن أن يكون الملف مناسبًا للأشخاص والأنشطة التي تحتاج إلى تنظيم حركة المخزون من خلال Excel، مثل:
- أمناء المخازن.
- المحاسبين الذين يتابعون حركة المخزون.
- أصحاب الأنشطة الصغيرة والمتوسطة.
- من يريد تنظيم الوارد والمنصرف والمرتجعات والإهلاك في ملف Excel.
وتظل ملاءمة الملف لنشاط معين مرتبطة بحجم المخزون وعدد المستخدمين وطبيعة العمليات المطلوبة.
هل شيت Excel مناسب لإدارة المخازن؟
يمكن أن يكون Excel حلًا عمليًا لمتابعة المخزون عندما تكون احتياجات النشاط محدودة ولا تتطلب نظامًا متكاملًا متعدد المستخدمين. وتزداد فائدة الملف عندما يكون الهدف هو تنظيم بيانات الوارد والمنصرف والمرتجعات والإهلاك ومراجعة الأرصدة وحركة الأصناف في مكان واحد.
أما إذا كان النشاط يحتاج إلى صلاحيات متعددة للمستخدمين، أو ربط المخازن بالمبيعات والمشتريات والحسابات، أو نظام باركود متكامل، أو تشغيل مركزي لعدد كبير من المستخدمين، فمن الأفضل دراسة استخدام برنامج متخصص في إدارة المخازن أو نظام ERP.
طريقة تحميل شيت المخازن
يمكنك تحميل شيت مخازن Excel مجانًا من خلال صفحة التحميل الخاصة بموقع عالم الأوفيس، ثم الانتقال منها إلى رابط تحميل ملف العمل:
بعد فتح صفحة التحميل، اتبع التعليمات الموجودة بها للوصول إلى ملف العمل وتحميله.
الأسئلة الشائعة حول شيت مخازن Excel
ما هو شيت مخازن Excel؟
هو ملف Excel مخصص لتنظيم ومتابعة حركة المخزون، ويمكن من خلاله تسجيل الإضافة والصرف والمرتجعات والإهلاك ومتابعة أرصدة الأصناف.
هل شيت المخازن مجاني؟
نعم، الملف المقدم في هذه الصفحة متاح للتحميل مجانًا.
ماذا يحتوي شيت المخازن؟
يحتوي الملف على 6 أوراق عمل رئيسية هي: Home_، TOTAL، Daily، Report، itm، Data، ولكل ورقة وظيفة محددة في تنظيم ومتابعة حركة المخزون.
هل يدعم شيت المخازن الوارد والمنصرف؟
نعم، يحتوي الملف على أنواع حركة تشمل الإضافة لتسجيل الوارد والصرف لتسجيل المنصرف، مع متابعة تأثير الحركات على الأرصدة.
هل يدعم المرتجعات؟
نعم، يحتوي الملف على نوعين من المرتجعات: مرتجع داخلي ومرتجع للمورد.
هل يدعم الإهلاك؟
نعم، يوجد نوع حركة مستقل باسم إهلاك ويمكن تسجيله ضمن حركات المخزون.
هل يحتوي على كرت صنف؟
نعم، يحتوي الملف على ورقة itm مخصصة لعرض حركة صنف محدد ورصيده، وهي بمثابة كرت صنف بسيط.
هل يحتوي على تقارير للمخزون؟
يحتوي الملف على ورقة Report للبحث والاستعلام وفلترة حركات المخزون حسب عدد من البيانات مثل رقم الإذن والمخزن والحركة والصنف والمورد والفترة الزمنية. وهي أداة بحث وفلترة وليست نظام تقارير متقدمًا أو Dashboard.
هل يمكن استخدام أكثر من مخزن؟
نعم، توجد في ورقة البيانات قائمة تضم أكثر من مخزن، ويمكن تسجيل حركات المخزون على المخازن الموجودة ضمن القوائم.
هل يمكن تعديل بيانات الملف؟
يمكن تعديل بعض القوائم والبيانات بما يتناسب مع احتياجاتك، مثل القوائم الموجودة في ورقة Data. أما تعديل المعادلات أو البنية الداخلية للملف فيجب أن يتم بحذر حتى لا يؤثر على النتائج والحسابات.
هل يحتوي الملف على تنبيه تلقائي عند انخفاض المخزون؟
لا يحتوي الملف على نظام تنبيهات مستقل لنقص المخزون. توجد خانة حد الطلب مع إشارة TRUE/FALSE في ملخص الأصناف، لكنها ليست نظام إشعارات تلقائيًا.
هل يحتوي شيت المخازن على باركود؟
لا، الملف لا يحتوي على نظام باركود متكامل.
هل شيت المخازن بديل عن برامج ERP؟
لا، الملف ليس نظام ERP متكاملًا. يمكن استخدامه لتنظيم ومتابعة حركة المخزون من خلال Excel، لكن الأنشطة التي تحتاج إلى تعدد المستخدمين والصلاحيات والربط بين المخازن والمبيعات والمشتريات والحسابات قد تحتاج إلى نظام متخصص.
هل يحتاج الملف إلى Microsoft Excel؟
نعم، الملف مصمم للعمل من خلال Microsoft Excel، وهو محفوظ بصيغة .xlsm.
الخلاصة
إذا كنت تبحث عن شيت مخازن Excel مجاني لتنظيم حركة الوارد والمنصرف والمرتجعات والإهلاك ومتابعة الأرصدة، فإن هذا الملف يوفر مجموعة من الأدوات العملية داخل Excel، منها سجل الحركات اليومية، وملخص حركة الأصناف، وكرت الصنف، وأداة البحث والاستعلام، بالإضافة إلى قوائم البيانات الخاصة بالمخازن والموردين والوحدات وأنواع الحركة.
الميزة الأساسية هنا أن الملف لا يعتمد فقط على جدول واحد، وإنما يتكون من عدة أوراق لكل منها وظيفة محددة تساعد على تنظيم بيانات المخزون ومراجعة حركة الأصناف.
وفي الوقت نفسه، من المهم معرفة حدود الملف؛ فهو ملف Excel لإدارة ومتابعة حركة المخزون وليس نظام ERP متكاملًا. لذلك اختر استخدامه وفق حجم نشاطك واحتياجاتك الفعلية.