كيفية منع الإدخالات المكررة باستخدام التحقق من صحة البيانات في Microsoft Excel
يعد
Microsoft Excel
أداة قوية يمكنها مساعدتك في إدارة وتنظيم كميات كبيرة من البيانات. ومع ذلك، إحدى
المشكلات المتكررة التي يواجهها العديد من المستخدمين هي مشكلة الإدخالات المكررة.
تمثل الإدخالات المكررة تحديًا كبيرًا أثناء العمل مع مجموعات كبيرة من البيانات
لأنها قد تؤدي إلى تحريف بياناتك والتسبب في حدوث أخطاء. لحسن الحظ، في Microsoft
Excel،
لدينا ميزة التحقق من صحة البيانات. يمكن أن يساعدك على منع إضافة الإدخالات
المكررة إلى بياناتك.
سنخبرك
في هذه المقالة بكيفية منع الإدخالات المكررة في Excel باستخدام التحقق من صحة
البيانات باستخدام الصيغة.
إعداد التحقق من صحة البيانات لمنع التكرارات:
يعد
التحقق من صحة البيانات ميزة قوية جدًا في Microsoft Excel. يمكن أن يساعدك على منع
إدخال بيانات غير صحيحة إلى خلية أو نطاق من الخلايا.
الخطوة
الأولى لمنع الإدخالات المكررة هي تحديد النطاق الذي تريد منع التكرارات فيه.
بمجرد تحديد النطاق، يمكنك الوصول إلى ميزة التحقق من صحة البيانات في Excel باتباع الخطوات التالية:
الخطوة
1: انتقل إلى علامة التبويب "البيانات" على شريط Excel.
الخطوة
2: انقر فوق الزر "التحقق من صحة البيانات" في مجموعة "أدوات
البيانات" أو اضغط على مفتاح الاختصار Alt+D+L
الخطوة
3: في مربع الحوار التحقق من صحة البيانات، حدد علامة التبويب الإعدادات.
الخطوة
4: حدد خيار التحقق "مخصص" من القائمة المنسدلة "السماح".
الخطوة
5: في حقل الصيغة، أدخل صيغة تمنع التكرارات. على سبيل المثال، يمكنك استخدام
الصيغة
.
تتحقق هذه الصيغة من النطاق A1:A10 وتتأكد من أن القيمة التي يتم إدخالها في
الخلية فريدة.
=COUNTIF($A$1:$A$10,A1)=1
الخطوة
6: انقر على زر موافق لحفظ إعدادات التحقق من صحة البيانات.
استخدام ميزة التحقق من صحة البيانات لمنع التكرارات في امثلة عملية:
الآن
بعد أن عرفت كيفية إعداد التحقق من صحة البيانات لمنع التكرارات، دعنا نلقي نظرة
على بعض الامثلة العملية حيث يمكن أن تكون هذه الميزة مفيدة.
منع
الأسماء المكررة في القائمة:
أحد
الامثلة الشائعة التي قد ترغب فيها في منع
التكرارات هو أثناء إنشاء قائمة الأسماء. على سبيل المثال، قد تقوم بإنشاء قائمة
ضيوف لحفلة أو قائمة بالموظفين. لمنع الإدخال المكرر للأسماء، يمكنك إعداد التحقق
من صحة البيانات للنطاق الذي ستدخل فيه الأسماء. في هذه الحالة، يمكنك تحديد نطاق
الخلايا الذي ستدخل فيه الأسماء، واستخدام نفس الصيغة التي استخدمناها سابقًا كما
هو موضح أدناه-
=COUNTIF($A$1:$A$10,A1)=1.
منع أرقام الطلبات المكررة في سجل المبيعات:
هناك
مثال آخر قد ترغب فيه في منع التكرارات،
وهو أثناء قيامك بتتبع أوامر المبيعات. في هذه الحالة، قد ترغب في منع إدخال أرقام
الطلب المكررة في سجل المبيعات. للقيام بذلك، عليك تحديد نطاق الخلايا حيث سيتم
إدخال أرقام الطلب. استخدم هذه الصيغة "=COUNTIF($A$1:$A$10,A1)=1". سيضمن أن كل رقم
طلب فريد من نوعه وأنه لا يوجد إدخال مكرر في سجل المبيعات.
منع رموز المنتج المكررة في قائمة الجرد:
إذا
كنت تدير قائمة مخزون، فقد ترغب في منع إدخال رمز المنتج المكرر. قد يكون هذا
مهمًا للتأكد من حصولك على معلومات دقيقة حول مستويات مخزونك. لمنع التكرارات،
تحتاج إلى تحديد نطاق الخلايا التي ستدخل فيها رموز المنتج. استخدم الصيغة كما هو
موضح أدناه
=COUNTIF($A$1:$A$10,A1)=1.
سيضمن
ذلك أن كل رمز منتج فريد من نوعه وأنه لا يتم إدخال أي نسخ مكررة في قائمة
المخزون.
منع ارقام الموظفين المكررة في قاعدة بيانات الموارد البشرية:
إذا
كنت تدير قاعدة بيانات الموارد البشرية، فقد ترغب في منع إدخال معرفات الموظفين
المكررة. قد يكون هذا مهمًا للتأكد من أن لديك معلومات دقيقة عن موظفيك وحالتهم
الوظيفية. لمنع التكرارات، يمكنك تحديد نطاق الخلايا حيث سيتم إدخال معرفات
الموظفين واستخدام الصيغة كما هو موضح أدناه
COUNTIF($A$1:$A$10,A1)=1=.
سيضمن
ذلك أن يكون كل معرف موظف فريدًا وأنه لا يتم إدخال أي نسخ مكررة في قاعدة بيانات
الموارد البشرية.
بالإضافة
إلى الخطوات الأساسية التي أوضحناها أعلاه، هناك بعض النصائح والحيل الإضافية التي
يمكنك استخدامها لجعل التحقق من صحة البيانات أكثر فعالية لمنع التكرارات.
استخدام
النطاقات المسماة لتسهيل إدارة التحقق من صحة البيانات:
إحدى
الميزات المفيدة في Excel هي النطاقات المسماة. تساعد النطاقات
المسماة على تعيين اسم لنطاق من الخلايا. مما يسهل إدارة إعدادات التحقق من صحة
البيانات الخاصة بك. لإنشاء نطاق مسمى، ما عليك سوى تحديد نطاق الخلايا الذي تريد
تسميته، ثم انتقل إلى علامة التبويب "الصيغ" وانقر على زر "إدارة
الأسماء". في مربع الحوار "إدارة الأسماء"، انقر فوق الزر
"جديد" لإنشاء نطاق مسمى جديد. استخدم هذا النطاق المسمى في إعدادات
التحقق من صحة البيانات بدلاً من نطاق الخلايا. اضغط على مفتاح الاختصار F3 لفتح نافذة لصق الاسم في
مربع التحقق من صحة البيانات الخاصة بك
وفى النهاية :
في
الختام، منع الإدخالات المكررة مهمة هامة. قم بتقليل الأخطاء عند الإدخال باستخدام
التحقق من صحة البيانات في Microsoft Excel.
لقد أظهرنا في هذه المقالة كيفية استخدام التحقق من صحة البيانات باستخدام الصيغة
لمنع الإدخال المكرر. لقد شرحنا أيضًا بعض الأمثلة الواقعية التي يمكن أن تكون
فيها ميزة التحقق من صحة البيانات مفيدة. لقد شرحنا أيضًا نصائح وحيل إضافية لجعل
التحقق من صحة البيانات أكثر فعالية لمنع التكرارات. يمكنك التأكد من أن بياناتك
دقيقة وموثوقة بعد استخدام هذه النصائح. سيساعدك ذلك على اتخاذ قرارات أفضل بناءً
على بياناتك.