كيفية تحديد تاريخ انتهاء عقود الموظفين أو الأصناف باستخدام التنسيق الشرطي في Excel
يعد تتبع تاريخ
انتهاء عقود الموظفين أو صلاحية الأصناف أمراً حيوياً في أي مؤسسة. يساعد استخدام التنسيق
الشرطي في Excel في إنشاء نظام تنبيه مرئي فعال،
مما يمكن المستخدمين من تحديد العقود والأصناف القريبة من الانتهاء بسهولة. في هذا
المقال، سنستعشر كيفية تطبيق هذه التقنية بخطوات عملية.
أهمية استخدام التنسيق الشرطي للمواعيد النهائية
1. التنبيه الوقائي
يمكنك من اتخاذ الإجراءات اللازمة قبل فوات الأوان
2. تنظيم المعلومات
يساعد في تصنيف البيانات حسب درجة الاستعجال
3. توفير الوقت
يتيح التعرف السريع على العناصر التي تحتاج للمتابعة
4. تقليل الأخطاء
يقلل من احتمالية نسيان تجديد العقود أو الأصناف
خطوات تطبيق التنسيق الشرطي لتواريخ الانتهاء
الخطوة الأولى: إعداد البيانات
1. قم بإنشاء جدول
يحتوي على الأعمدة التالية على الأقل:
اسم الموظف
أو الصنف
تاريخ
بداية العقد/الصلاحية
مدة العقد/الصلاحية
(بالأيام أو الأشهر)
تاريخ
الانتهاء (يمكن حسابه تلقائياً)
الخطوة الثانية: حساب تاريخ الانتهاء تلقائياً
استخدم الصيغة
التالية في عمود "تاريخ الانتهاء":
=تاريخ البداية
+ مدة الصلاحية
أو للفترات بالأشهر:
=EDATE(تاريخ البداية,
عدد الأشهر)
الخطوة الثالثة: تطبيق التنسيق الشرطي
المثال 1: تلوين العقود المنتهية (أحمر)
1. حدد نطاق خلايا
تاريخ الانتهاء
2. انتقل إلى
"الصفحة الرئيسية" → "التنسيق الشرطي" → "قاعدة جديدة"
3. اختر
"استخدم صيغة لتحديد الخلايا المراد تنسيقها"
4. أدخل الصيغة:
$
=D2<TODAY()
(افترضنا أن عمود تاريخ الانتهاء هو D)
5. اضبط التنسيق
المطلوب (لون خلفية أحمر، خط غامق)
المثال 2: تلوين العقود التي تنتهي خلال 30 يوماً
(برتقالي)
1. كرر الخطوات
السابقة مع استخدام الصيغة:
=AND($D2>=TODAY(),
$D2<=TODAY()+30(
المثال 3: تلوين العقود التي تنتهي خلال 3160 يوماً
(أصفر)
=AND($D2>=TODAY()+31,
$D2<=TODAY()+60)
المثال 4: تلوين العقود التي تنتهي بعد أكثر من
60 يوماً (أخضر)
$=D2>TODAY()+60
الخطوة الرابعة: إنشاء عمود حالة
يمكنك إضافة عمود
"الحالة" باستخدام دالة IF:
=IF(D2<TODAY(), "منتهي", IF(D2<=TODAY()+30, "قريب الانتهاء", IF(D2<=TODAY()+60, "تحذير", "ساري")))
نصائح متقدمة
1. استخدام شريط البيانات (Data Bars)
اختر التنسيق الشرطي → أشرطة البيانات
يعطي تمثيلاً مرئياً لفترة الصلاحية المتبقية
2. تنسيق صف كامل بناءً على تاريخ الانتهاء
=AND($D2>=TODAY(),
$D2<=TODAY()+30(
طبّق هذه الصيغة على كامل الصف لتلوين جميع معلومات
العقد القريب من الانتهاء
3. إنشاء لوحة تحكم (Dashboard)
استخدم دوال COUNTIF لحساب أعداد العقود حسب حالتها
أنشئ رسوماً بيانية لعرض النسب المئوية
4. إضافة تنبيهات تلقائية
استخدم أمر "مراجعة" → "تعقب التغييرات"
لإرسال إشعارات
أو أنشئ نظام إشعار باستخدام ماكرو بسيط
مثال عملي متكامل
مع التنسيقات:
أخضر: تاريخ الانتهاء > TODAY()+60
أصفر: TODAY()+31
≤ تاريخ الانتهاء ≤ TODAY()+60
برتقالي: TODAY()
≤ تاريخ الانتهاء ≤ TODAY()+30
أحمر: تاريخ الانتهاء < TODAY()
يُعد استخدام التنسيق
الشرطي في Excel أداة قوية وفعالة لإدارة تواريخ
انتهاء العقود والأصناف. من خلال تطبيق التقنيات المذكورة أعلاه، يمكنك تحويل جدول
بيانات عادي إلى نظام تنبيه ذكي يساهم في تحسين عمليات المتابعة واتخاذ القرارات في
الوقت المناسب. تذكر تحديث قاعدة البيانات بانتظام لضمان دقة المعلومات والاستفادة
القصوى من هذه الميزة.